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La nuova direttiva spagnola sull’atto a distanza e la digitalizzazione delle imprese

Pubblichiamo, a ridosso dell’entrata in vigore delle novità di interesse più strettamente notarile, un articolo del collega spagnolo Antonio Domínguez Mena, notaio in Madrid, sulla direttiva in tema di digitalizzazione e atto a distanza adottata dal legislatore spagnolo.

Il tema dell’atto a distanza è fortemente divisivo per il notariato italiano che, in larga parte, è “ontologicamente” (lo abbiamo appreso al congresso di Roma) contrario a una riforma in questo senso.

A noi, che “ontologicamente” contrari ad una novità che è ormai legge in molti paesi del notariato latino non siamo, piace invece riflettere su queste parole contenute nella relazione alla legge spagnola.

“il consolidamento delle nuove tecnologie nella nostra società, l’evoluzione culturale dei cittadini consapevoli delle sfide della digitalizzazione e, soprattutto, l’utilità dei nuovi strumenti tecnologici e di strumenti per una migliore e più efficiente gestione delle pubbliche amministrazioni rendono indispensabile affrontare adeguatamente questo nuovo quadro e, con esso, definire e migliorare l’ambiente digitale al fine di promuovere un esercizio più efficace dei poteri amministrativi”

INCORPORACIÓN AL DERECHO ESPAÑOL DE LA DIRECTIVA DE DIGITALIZACIÓN DE SOCIEDADES

Ley 11/2023, de 8 de mayo, publicada en el Boletín Oficial del Estado el 9 de Mayo de 2023, cuyo texto íntegro puede consultarse en la dirección
https://www.boe.es/eli/es/l/2023/05/08/11/con, ha incorporado al Derecho Español  la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del Derecho de sociedades, conocida como «directiva de digitalización de sociedades» o «directiva de herramientas digitales», cuyo plazo de transposición expiró el día 1 de agosto de 2021.

Según su Exposición de Motivos, la consolidación en nuestra sociedad de las nuevas tecnologías, la evolución cultural de una ciudadanía consciente de los retos que comporta la digitalización y, sobre todo, la utilidad de los nuevos instrumentos y herramientas tecnológicas al servicio de una mejor y más eficiente gestión de las administraciones públicas, implica el imperativo de abordar correctamente este nuevo marco relacional y, con él, delimitar y potenciar el entorno digital con el propósito de favorecer una más eficaz ejercicio de las potestades administrativas.

La Directiva 2019/1151 continúa el proceso de digitalización de empresas ya iniciado a nivel europeo, con la finalidad de asegurar un entorno jurídico y administrativo a la altura de los nuevos desafíos económicos y sociales de la digitalización y basada principalmente en la constitución de las sociedades de capital íntegramente en línea así como de sus actos posteriores o sucesivos, la presentación online de los documentos necesarios para estas operaciones, la posibilidad de abrir y registrar una sucursal en otro Estado miembro de manera enteramente telemática y el funcionamiento de los Registros mercantiles.

El título IV de la Ley se compone de seis artículos, del 34 al 39, que contienen modificaciones de diferentes normas, en concreto de la Ley del Notariado, Código de Comercio, Ley Hipotecaria y de la Ley de Sociedades de Capital.

El texto parte de la idea de que resulta esencial asegurar un entorno jurídico y administrativo a la altura de los nuevos desafíos económicos y sociales de la globalización y la digitalización para ofrecer las garantías necesarias frente al abuso y el fraude, pero también para la consecución de otros objetivos.

Teniendo en cuenta las líneas marcadas por la norma europea, y por lo que respecta al ámbito nacional, debe señalarse que en España no resulta desconocido el uso de herramientas digitales en la constitución de sociedades.

El sistema digital fue introducido por la Ley 7/2003, de 1 de abril, de la sociedad limitada Nueva Empresa, por la que se modificaba la Ley 2/1995, de  Sociedades de Responsabilidad Limitada, para la que se estableció un procedimiento especial de constitución telemática. Más tarde, el Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, reguló con carácter general un procedimiento de constitución telemática aplicable a todas las sociedades de capital. El último paso vino dado por la Ley 14/2013, de 27 de Septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, que derogó el sistema introducido por el Real Decreto-ley 13/2010. El diseño de esta ley se completó mediante el Real Decreto 421/2015, de 29 de mayo, por el que se regulan los modelos de estatutos-tipo y de escritura pública estandarizados de las sociedades de responsabilidad limitada, se aprueba modelo de estatutos-tipo, se regula la Agenda Electrónica Notarial y la Bolsa de denominaciones sociales con reserva, y por la Orden JUS/1840/2015, de 9 de septiembre, en virtud de la cual se creó el modelo de escritura pública en formato estandarizado y campos codificados de la sociedad limitada, así como la relación de actividades que podían formar parte del objeto social.

En la actualidad, en España la disposición adicional tercera del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, y la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, regula la constitución de sociedades de responsabilidad limitada por vía telemática a través del Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), que tan solo requiere la presencia física del fundador, o su representante, ante el notario.

Dicha ley regula dos procedimientos de constitución. En primer lugar, un procedimiento mediante el empleo de escritura pública y estatutos tipo en formato estandarizado, que sólo puede realizarse a través de CIRCE. La constitución de una sociedad de responsabilidad limitada por esta vía está sujeta a un plazo máximo de 24 horas, lo que es posible gracias a la utilización de instrumentos estandarizados y a aranceles notariales y registrales tasados.

Y en segundo lugar, un procedimiento de constitución sin estatutos tipo. Este procedimiento, a diferencia del anterior, puede realizarse o no a través de CIRCE. No fija un plazo máximo total para la constitución, pero sí para determinados trámites. Los aranceles notariales y registrales, al igual que el supuesto anterior, están tasados.

La utilización del Documento Único Electrónico y el sistema CIRCE permite no solo la constitución telemática de las sociedades de responsabilidad limitada sino, además, llevar a cabo trámites asociados al inicio de la actividad, tales como el alta en los censos tributarios, el alta de socios, administradores y trabajadores en los regímenes de la Seguridad Social, así como la presentación de declaraciones y solicitudes ante otras administraciones públicas, autonómicas y locales.

En cualquier caso, aunque el procedimiento de constitución telemática en España sea ágil, lo cierto es que, con absoluta normalidad, exige la comparecencia personal ante el notario de los fundadores (o sus representantes), al igual que los procedimientos de modificación posteriores a la constitución. En consecuencia, el régimen de constitución telemática vigente en nuestro ordenamiento jurídico va a ser modificado en algunos aspectos para poder cumplir con el mandato del legislador europeo de contemplar un procedimiento íntegramente online, aplicable tanto al momento de constitución, como a las modificaciones societarias posteriores y al registro de sucursales por parte de solicitantes que sean ciudadanos o ciudadanas de la Unión Europea.

A ello responden las modificaciones que se introducen en el Código de Comercio y en el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

De igual modo, en cumplimiento de la normativa europea, se procede mediante el título IV a reformar la Ley del Notariado a fin de habilitar la intervención telemática notarial con el objetivo de facilitar la prestación de los servicios notariales sin necesidad de presencia física, dando cumplimiento así a lo previsto en la disposición final decimoprimera de la Ley 3/2020, de 18 de septiembre, de medidas procesales y organizativas para hacer frente al COVID-19 en el ámbito de la Administración de Justicia.

La Ley del Notariado se modifica con el fin de regular un protocolo electrónico que refleje las matrices de los instrumentos públicos, la posibilidad de consulta digital motivada de un índice único informatizado general por el Consejo General del Notariado y las administraciones públicas y la introducción de un nuevo artículo que establece la posibilidad de otorgamiento de ciertos instrumentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica, así como disposiciones en materia de seguridad y archivos.

En España se ha optado por introducir las modificaciones necesarias para dar cumplimiento de manera estricta al mandato del legislador europeo. Por este motivo, el procedimiento íntegramente en línea resulta de aplicación únicamente a las sociedades de responsabilidad limitada. No obstante, este procedimiento no podrá utilizarse cuando la aportación de los socios al capital social se realice mediante aportaciones no dinerarias.

Veamos algunos aspectos importantes de las modificaciones de la Ley del Notariado. Se modifican los apartados 2 y 3 y se añade un nuevo apartado 4 al artículo 17, expresando que las matrices de los instrumentos públicos tendrán igualmente reflejo informático en el correspondiente protocolo electrónico bajo la fe del notario. La incorporación al protocolo electrónico o libro registro de operaciones electrónico se producirá en cada caso con la autorización o intervención de la escritura pública o póliza, de lo que se dejará constancia mediante diligencia en la matriz en papel expresiva de su traslado informático. Los instrumentos incorporados al protocolo electrónico se considerarán asimismo originales o matrices. En caso de contradicción entre el contenido de la matriz en soporte papel y del protocolo electrónico prevalecerá el contenido de aquella sobre el de éste. Este protocolo electrónico se custodiará por el notario que esté a cargo de su conservación mediante su depósito electrónico en el Consejo General del Notariado, que se efectuará encriptando su contenido, pudiendo acceder al mismo exclusivamente el notario custodio del protocolo titular de las claves de encriptación.

Destacamos, como novedad, que una matriz en papel que haya sido extraviada o sustraída podrá ser reconstituida mediante nuevo traslado desde el protocolo electrónico, que deberá realizarse en papel notarial y deberá incluir la totalidad de notas o diligencias unidas a la matriz electrónica. En el protocolo electrónico constarán, en cada instrumento público, el traslado de las notas y diligencias previstas en la legislación notarial de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos autorizados o intervenidos por el notario titular del protocolo o por otros notarios respecto de aquellas escrituras o pólizas que rectifiquen las anteriores. Las comunicaciones cursadas por otros notarios se remitirán a través de la sede electrónica notarial.

También cabe la posibilidad de que el otorgante o quien acredite interés legítimo, previa su comparecencia electrónica en la sede electrónica notarial mediante sistemas de identificación electrónica debidamente homologados, podrá solicitar al notario a cargo del protocolo, copia electrónica o en papel.

Mediante idéntico sistema electrónico de comparecencia e identificación, cualquier persona podrá solicitar al Consejo General del Notariado que a través del Índice Único informatizado identifique el notario, número de protocolo y fecha de aquellos documentos públicos notariales en los que estuviese interesado con el fin de solicitar copia de los mismos, siempre que acredite su legitimación al notario competente al efecto, si bien la expedición por el Consejo General del Notariado de dicha información en ningún caso sustituirá el juicio del notario al que se pida la copia, quien deberá valorar el derecho o interés legítimo para su expedición.

La sede electrónica notarial estará integrada en el Consejo General del Notariado, siendo general y única a nivel nacional, correspondiéndole al mismo su titularidad, desarrollo, gestión y administración y estará disponible para los ciudadanos a través de redes de comunicación seguras.

Respecto de las copias de los instrumentos públicos, el notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable. El notario insertará en la copia autorizada electrónica un código seguro de verificación, teniendo en cuenta que compete al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas de elaboración de tal código, que será individualizado para cada copia autorizada electrónica de la escritura pública o testimonio electrónico de la intervención de póliza mercantil que se expida. Este código será el instrumento técnico para que el otorgante o tercero a quien aquel entregue dicho código pueda, a través de la sede electrónica notarial, acceder con carácter permanente a la verificación de la autenticidad e integridad de la copia autorizada electrónica del documento notarial, así como conocer las notas ulteriores de modificación jurídica y de coordinación con otros instrumentos públicos. Si el consultante no se dispusiera de código seguro de verificación, el notario a cuyo cargo esté legalmente el protocolo valorará el interés legítimo del solicitante, concediendo el acceso solicitado de considerarlo suficiente. En caso contrario y de manera motivada denegará el mismo, pudiendo ser recurrida su decisión ante la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.

Si lo solicitara el otorgante, el notario podrá además entregarle un traslado informativo de la escritura matriz o acta autorizada o de la póliza intervenida a la que se adicionará el código seguro de verificación que se remitirá, en todo caso, a través de la sede electrónica notarial.

Se introduce un nuevo artículo 17 ter, que es el que permite realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia en los siguientes actos o negocios jurídicos:

a) Las pólizas mercantiles. En este caso, la remisión de la póliza por la entidad de crédito a la sede electrónica notarial, implicará su consentimiento al negocio documentado, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario.

b) La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias.

c) Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.

d) La revocación de poderes, excepto los generales preventivos.

e) Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.

f) Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.

g) Los testimonios de legitimación de firmas.

h) Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.

i) Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.

j) La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente.

k) Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Para este tipo de otorgamientos, el otorgante accederá a la aplicación abierta en la sede electrónica notarial utilizando los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en definitiva, los que se conocen como firma electrónica avanzada o cualificada. Dicha aplicación deberá garantizar los principios de neutralidad tecnológica e interoperabilidad para todos aquellos que accedan a su uso. Por tanto, no es posible el otorgamiento por videoconferencia por cualquier aplicación, sino, exclusivamente, en la sede electrónica notarial, descartándose la utilización de cualesquiera otras plataformas.

En el acto del otorgamiento mediante videoconferencia, el notario habrá de exhibir al compareciente el documento a través de la plataforma, de modo que pueda hacer uso de su derecho a leerlo, sin perjuicio de la lectura alternativa por parte del notario y del asesoramiento que debe prestar acerca de su contenido.

Si el otorgante no dispusiera de firma electrónica, se le podrá dotar gratuitamente de la misma. El sistema proporcionado deberá limitar su ámbito y vigencia al documento público objeto de autorización o intervención.

Pero, en cualquier caso, el notario habrá de denegar la intervención o autorización del documento cuando no concurran los presupuestos establecidos en la Ley del Notariado.

Como corolario, el notario autorizará el documento con su firma electrónica cualificada.

Asimismo, se modifica el artículo 23, de forma que su actual contenido conformará el apartado 1 y se añade un apartado 2, permitiendo que el interesado pueda comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial operativa en la dirección electrónica correspondiente, mediante la utilización de los sistemas de identificación electrónica previstos en el artículo 9 de la Ley 39/2015, debiendo proporcionar su teléfono, correo electrónico y, en su caso, los datos expresivos de su representación. La sede electrónica notarial deberá permitir al otorgante ejercer su derecho a la elección de notario con arreglo a la legislación aplicable, así como la apreciación de su capacidad jurídica, asegurando la inmediación electrónica.

En todo caso, el notario verificará la documentación remitida para su identificación por el otorgante, y podrá, previo su consentimiento, contrastarla con la información obrante en el índice único y las bases de datos del Ministerio del Interior. El notario archivará copia electrónica de los documentos de identidad solo en los casos en los que lo exija la legislación de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

El interesado podrá mediante la comparecencia electrónica aportar los antecedentes precisos para la ulterior autorización de un documento público notarial, otorgar electrónicamente los actos o negocios jurídicos que se determine, solicitar que se le expida copia simple o autorizada previa apreciación de su interés, solicitar previa acreditación de su interés legítimo que se le identifiquen los documentos públicos notariales en que aquél hubiera podido intervenir, a los efectos de solicitar al notario que custodia el protocolo, su sustituto o sucesor, la expedición de copia autorizada electrónica.

El artículo 36 se modifica, estableciendo que los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio.

Se introduce una Disposición Adicional Segunda, ordenando que los sistemas electrónicos notariales serán interoperables con los sistemas de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales.

En cumplimiento del mandato contenido en la Directiva 2019/1151, se modifica el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y se introduce un nuevo artículo 22 bis, disponiendo que las sociedades de responsabilidad limitada podrán ser constituidas mediante el procedimiento íntegramente en línea sin perjuicio de la posibilidad de utilizar cualquier otro tipo de procedimiento legalmente establecido. También podrán realizarse en línea las demás operaciones inscribibles y las dirigidas al cumplimiento de obligaciones legales de la vida de dichas sociedades. En el procedimiento íntegramente en línea los otorgantes podrán utilizar en la escritura pública notarial el modelo de constitución con estatutos tipo, cuyo contenido se determinará reglamentariamente, pero estableciendo de forma imperativa que no podrá utilizarse el procedimiento íntegramente en línea cuando la aportación de los socios al capital social se realice mediante aportaciones que no sean dinerarias.

Se introduce los artículos 40 bis a 40 quinquies, regulando la constitución electrónica -en línea- de la sociedad de responsabilidad limitada, estableciendo que el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo conjuntamente con el Ministerio de Justicia, procederán a introducir las modificaciones necesarias en el Documento Único Electrónico, estatutos tipo y escritura pública estandarizada e incluirlos en su respectiva sede electrónica Estos documentos habrán de ser accesibles, también, a través de la pasarela digital única europea. Se preverá además un nudo de comunicación con la plataforma notarial. Tales documentos modelos deberán de estar redactados en español, en las lenguas cooficiales y en inglés. El otorgamiento de la escritura pública y su inscripción, se realizará conforme a la normativa notarial y registral, respectivamente.

Las aportaciones dinerarias serán efectuadas mediante un instrumento de pago electrónico de amplia disposición en la Unión Europea. El instrumento ha de permitir la identificación de la persona que realizó el pago y debe ser proporcionado por un prestador de servicios de pago electrónico o entidad financiera establecida en un Estado miembro. La documentación, valoración y transmisión de las aportaciones dinerarias serán instrumentadas electrónicamente. El notario comprobará, asimismo, cuando sea necesario, que se ha acreditado la realidad y, en su caso, la valoración de las aportaciones efectuadas al capital social de la sociedad. No obstante, no será necesario acreditar la realidad de las aportaciones dinerarias en la constitución de sociedades de responsabilidad limitada si los fundadores manifiestan en la escritura que responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de las mismas.

El procedimiento de constitución en línea, cuando se utilicen escrituras en formato estandarizado con campos codificados y estatutos tipo, se llevará a cabo en el plazo de las seis horas hábiles contadas desde el día siguiente al de la fecha del asiento de presentación o, en su caso, al de la fecha de devolución del documento retirado. En los demás casos, la calificación e inscripción se llevará a cabo en un plazo máximo de cinco días laborables contados desde el siguiente al de la fecha del asiento de presentación o, en su caso, al de la fecha de devolución del documento retirado. En caso de existencia de causa justificada por razones técnicas o por especial complejidad del asunto que impida el cumplimento de dicho plazo, el Registrador mercantil deberá notificar esta circunstancia al interesado.

Sin embargo, es de extraordinaria importancia el artículo 40 quinquies, que establece las excepciones a la constitución electrónica de la sociedad en los siguientes casos:

(i) por razones de interés público y en orden a evitar cualquier falsificación de identidad, el notario podrá, a los efectos de comprobar la identidad exacta del fundador, requerir la comparecencia física del interesado por una sola vez.

(ii) del mismo modo dicha comparecencia física podrá ser exigida por el notario en orden a la completa comprobación de la capacidad del otorgante y, en su caso, sus efectivos poderes de representación.

En estos supuestos, el notario deberá anexar a la escritura los motivos por los que se ha exigido la presencia de los comparecientes.

Pero esta presencia física no impedirá que las restantes etapas y elementos del procedimiento electrónico de constitución de la sociedad puedan ser completadas electrónicamente.

Aunque la ley entró en vigor el día siguiente al de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado», es decir, el día 10 de Mayo de 2023, todas las modificaciones a que hemos hecho referencia relativas a la práctica notarial entrarán en vigor a los seis meses de su publicación en el «Boletín Oficial del Estado (es decir, el día 9 de Noviembre de 2023), periodo durante el que, con absoluta seguridad, habrán de dictarse disposiciones que desarrollen la multiplicidad de cuestiones que se plantean en el orden práctico.

INTEGRAZIONE DELLA DIRETTIVA SULLA DIGITALIZZAZIONE DELLE IMPRESE NEL DIRITTO SPAGNOLO

La legge 11/2023 dell’8 maggio, pubblicata nel Bollettino ufficiale dello Stato il 9 maggio 2023, il cui testo integrale è disponibile all’indirizzo:
https://www.boe.es/eli/es/l/2023/05/08/11/con ha recepito nel diritto spagnolo la direttiva (UE) 2019/1151 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 giugno 2019, che modifica la direttiva (UE) 2017/1132 per quanto riguarda l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario, nota come “direttiva sulla digitalizzazione delle imprese” o “direttiva sugli strumenti digitali“, il cui termine di recepimento è scaduto il 1º agosto 2021.

Secondo la relazione di accompagnamento alla legge, il consolidamento delle nuove tecnologie nella nostra società, l’evoluzione culturale dei cittadini consapevoli delle sfide della digitalizzazione e, soprattutto, l’utilità dei nuovi strumenti tecnologici e di strumenti per una migliore e più efficiente gestione delle pubbliche amministrazioni rendono indispensabile affrontare adeguatamente questo nuovo quadro e, con esso, definire e migliorare l’ambiente digitale al fine di promuovere un esercizio più efficace dei poteri amministrativi.

La direttiva 2019/1151 prosegue con il processo di digitalizzazione delle imprese già in corso a livello europeo, con l’obiettivo di garantire un contesto giuridico e amministrativo adeguato alle nuove sfide economiche e sociali della digitalizzazione, basato principalmente sulla costituzione di società di capitali interamente online così come dei loro atti posteriori o successivi, sulla presentazione online dei documenti necessari per tali operazioni, sulla possibilità di aprire e registrare una succursale in un altro Stato membro interamente per via elettronica e sulla gestione dei registri delle Imprese.

Il titolo IV della legge consta di sei articoli, dal 34 al 39, che contengono modifiche a diverse norme, vale a dire la legge Notarile, il codice di commercio, la legge Ipotecaria e la legge sulle Società di Capitali.

Il testo si basa sull’idea che è essenziale garantire un contesto giuridico e amministrativo commisurato alle nuove sfide economiche e sociali della globalizzazione e della digitalizzazione, al fine di fornire le garanzie necessarie contro gli abusi e le frodi, ma anche per il conseguimento di altri obiettivi.

Tenendo conto delle linee stabilite nella norma europea e per quanto riguarda il livello nazionale, va osservato che l’uso di strumenti digitali nella costituzione di società non è sconosciuto in Spagna.

Il sistema digitale è stato introdotto dalla legge 7/2003, del 1º aprile 2003, sulla società per azioni “Nueva Empresa“, che modifica la legge 2/1995 sulle società a responsabilità limitata, per la quale è stata istituita una procedura speciale di costituzione telematica. Successivamente, il regio decreto legge n. 13/2010, del 3 dicembre 2010, ha stabilito norme generali relative ad una procedura di costituzione telematica applicabile a tutte le società di capitali. L’ultimo passo è stato compiuto con la legge 14/2013, del 27 settembre 2013, relativa al sostegno agli imprenditori e alla loro internazionalizzazione, che ha abrogato il sistema introdotto dal regio decreto legge 13/2010. La struttura di tale legge è stata integrata dal regio decreto 421/2015, del 29 maggio 2015, che disciplina il modello di statuto e l’atto notarile standard delle società a responsabilità limitata, approva i modelli di statuto, disciplina l’Agenda Electrónica Notarial e la Borsa valori delle società con prenotazione nonché dall’ordinanza JUS/1840/2015 del 9 settembre 2015, che ha creato il modello di atto pubblico in formato standardizzato e codificato dei campi della società a responsabilità limitata, nonché l’elenco delle attività che potevano far parte dell’oggetto sociale.

Attualmente, in Spagna, la terza disposizione aggiuntiva del regio decreto legislativo n. 1/2010, del 2 luglio 2010, che approva il testo consolidato della legge sulle Società di Capitali e della legge n. 14/2013, del 27 settembre 2013, relativa al sostegno agli imprenditori e alla loro internazionalizzazione, disciplina la costituzione di società a responsabilità limitata per via elettronica attraverso il Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE), che richiede soltanto la presenza fisica del fondatore, o del suo rappresentante, dinanzi al notaio.

Tale legge disciplina due procedimenti costitutivi. In primo luogo, una procedura che prevede l’utilizzo di un atto notarile e di uno statuto standard in un formato standardizzato, che può essere svolto solo tramite il CIRCE. In tal modo, la costituzione di una società a responsabilità limitata è soggetta ad un massimo di 24 ore, il che è possibile grazie all’uso di atti standardizzati e a spese notarili e di registrazione a tariffa fissa.

In secondo luogo, una procedura di costituzione senza statuto standard. Tale procedura, a differenza di quella precedente, può essere effettuata o meno attraverso il CIRCE. Non fissa un termine massimo totale per la costituzione, ma per alcune formalità. Le spese notarili e di registro, come nel caso precedente, vengono addebitate a una tariffa fissa.

L’uso del documento unico elettronico e del sistema CIRCE consente non solo di costituire società a responsabilità limitata per via elettronica, ma anche di espletare le formalità connesse all’inizio dell’attività, quali l’iscrizione nei registri fiscali, l’iscrizione dei soci, dei dirigenti e dei lavoratori ai regimi di sicurezza sociale, nonché la presentazione di dichiarazioni e domande ad altri enti pubblici, regionali e locali.

In ogni caso, sebbene la procedura di costituzione online in Spagna sia agile, resta il fatto che, in linea di principio, essa richiede la comparizione personale dinanzi al notaio dei fondatori (o dei loro rappresentanti) e così per le procedure per la loro modifica dopo la costituzione. Di conseguenza, il sistema di costituzione online in vigore nel nostro ordinamento sarà modificato sotto alcuni aspetti al fine di poter rispettare il mandato del legislatore europeo di prevedere una procedura interamente on-line, applicabile sia al momento della costituzione, sia alle successive modifiche societarie sia alla registrazione delle succursali da parte dei richiedenti cittadini dell’Unione europea.

Ciò è dovuto alle modifiche apportate al codice di commercio e al testo consolidato della legge sulle Società di Capitali.

Analogamente, nel rispetto della normativa europea, il titolo IV prevede una riforma della legge Notarile per consentire l’intervento notarile “telematico” al fine di agevolare la prestazione di servizi notarili senza necessità di presenza fisica, rispettando in tal modo le disposizioni dell’undicesima disposizione finale della legge 3/2020, del 18 settembre 2020, sulle misure procedurali e organizzative per contrastare la COVID-19 nell’ambito dell’amministrazione della giustizia.

La legge notarile è modificata per disciplinare un protocolo (Indice) elettronico che rifletta le matrici degli atti pubblici, la possibilità di una consultazione digitale motivata di un unico indice informatico generale da parte del Consiglio Nazionale del Notariato e delle pubbliche amministrazioni e l’introduzione di un nuovo articolo che prevede la possibilità di stipulare determinati atti mediante videoconferenza e comparizione elettronica, nonché disposizioni in materia di sicurezza e archiviazione.

In Spagna si è scelto di apportare le modifiche necessarie per conformarsi rigorosamente al mandato del legislatore europeo. Per questo motivo, l’intera procedura online si applica solo alle società a responsabilità limitata. Tuttavia tale procedura non può essere utilizzata nel caso in cui il conferimento dei soci al capitale sociale sia effettuato mediante conferimenti diversi da quelli in denaro.

Ecco alcuni aspetti importanti delle modifiche alla legge notarile. I paragrafi 2 e 3 sono modificati e all’articolo 17 è aggiunto un nuovo paragrafo 4, che stabilisce che le matrici degli atti pubblici sono riportate anche elettronicamente nel pertinente protocollo elettronico sotto la responsabilità del notaio. L’inserimento nel protocolo elettronico o nel catalogo elettronico delle operazioni avviene in ogni caso con l’autorizzazione o l’intervento nell’atto o nella polizza, che sarà registrato mediante annotazione nella matrice cartacea da cui risulti che sono trasferiti elettronicamente. Anche gli strumenti incorporati nel protocollo elettronico sono considerati originali o matrici. In caso di contraddizione tra il contenuto della matrice cartacea e il protocollo elettronico, il contenuto della prima prevale su quello del protocollo elettronico. Tale protocollo elettronico sarà custodito dal notaio incaricato della sua conservazione mediante deposito elettronico presso il Consiglio Generale del Notariato, che avverrà mediante cifratura del suo contenuto, il cui accesso sarà consentito esclusivamente al notaio depositario del protocollo che detiene le chiavi di cifratura.

Una novità è rappresentata dal fatto che una matrice cartacea smarrita o rubata può essere ricostituita mediante un nuovo trasferimento dal protocollo elettronico, che deve essere effettuato su carta notarile e deve includere tutte le note o i documenti allegati alla matrice elettronica. Il protocollo elettronico deve contenere, per ogni strumento pubblico, il trasferimento delle note e delle formalità previste dalla normativa notarile in materia di modifica giuridica e di coordinamento con altri strumenti pubblici autorizzati o intervenuti dal notaio intestatario del protocollo o da altri notai in relazione a quegli atti o polizze che rettificano i precedenti.Le comunicazioni di altri notai sono inviate tramite la cosiddetta sede notaile telematica del notaio.

Può inoltre essere possibile per il firmatario o per coloro che dimostrino un interesse legittimo, dopo essere comparsi “a distanza” nella sede notarile telematica del notaio mediante sistemi di identificazione elettronica debitamente autorizzati, rivolgersi al notaio per avere copia elettronica o cartacea.

Con lo stesso sistema elettronico di comparizione e identificazione, chiunque può chiedere al Consiglio Nazionale del Notariato di identificare il notaio, il numero di protocollo e la data degli atti notarili pubblici a cui era interessato, al fine di richiederne una copia, purché possa comprovare la propria legittimazione al notaio. Tuttavia, il rilascio di tali informazioni da parte del Consiglio Nazionale del Notariato non può in alcun caso sostituire la decisione sulla legittimità della richiesta da parte del notaio presso il quale la copia è richiesta e che deve valutare il diritto o l’interesse legittimo alla loro emissione.

La sede notarile telematica del notaio è parte sistema del Consiglio Nazionale del Notariato, che è generale e unico a livello nazionale, con proprietà, sviluppo, gestione e amministrazione e a disposizione dei cittadini attraverso reti di comunicazione sicure.

Nel caso di copie di atti pubblici, il notaio può rilasciare copie autorizzate con la propria firma elettronica qualificata alle stesse condizioni delle copie cartacee, con indicazione in calce al destinatario, previa verifica del suo legittimo interesse. La copia autorizzata è inviata tramite la sede notarile telematica del notaio. Invierà inoltre una semplice copia elettronica con valore meramente informativo, inserendo la sede notarile telematica con un sigillo elettronico di validazione temporale affidabile. Il notaio inserisce nella copia elettronica autorizzata un codice di verifica sicura, tenendo presente che spetta al Consiglio Nazionale del Notariato adottare le misure tecniche per l’elaborazione di tale codice, che sono individualizzate per ogni copia elettronica autorizzata dell’atto pubblico o della “testimonianza” elettronica delle polizze commerciali. Tale codice è lo strumento tecnico che consente al licenziante o al terzo destinatario del codice, tramite sede telematica notarile, di avere accesso permanente alla verifica dell’autenticità e dell’integrità della copia elettronica autorizzata dell’atto notarile, nonché delle successive note di modifica giuridica e di coordinamento con altri atti e documenti pubblici. Se il cliente o l’avente diritto non dispone di un codice di verifica sicura, il notaio responsabile del protocollo valuta l’interesse legittimo del richiedente, concedendo l’accesso richiesto per considerarlo sufficiente. In caso contrario, la decisione è respinta e la sua decisione può essere impugnata dinanzi alla Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública.

Su richiesta, il notaio può anche fornirgli una notifica informativa dell’atto o della polizza alla quale sarà aggiunto il codice di verifica sicura, che sarà comunque inviata tramite la sede telematica del notaio.

Viene introdotto un nuovo articolo 17ter  che consente di compiere e autorizzare in videoconferenza i seguenti atti giuridici o imprese:

a) polizze commerciali. In questo caso, l’invio della polizza da parte dell’istituto di credito allo “studio notarile elettronico” implica il consenso all’attività documentata, a meno che il testo della polizza non preveda diversamente.

b) La costituzione di società, le nomine e le procure di qualsiasi tipo previste dal diritto commerciale, nonché il conferimento di qualsiasi altro atto societario, purché, nel caso in cui contengano conferimenti dei soci al capitale sociale, siano in denaro.

c) Le procure per la rappresentanza legale, per le azioni davanti alle pubbliche amministrazioni, nonché le procure elettorali e le procure per atti specifici. Non è possibile autorizzare procure generali o in vista di futura incapacità in videoconferenza.

d) La revoca delle procure, ad eccezione delle procure generali preventive.

e) Lettere di pagamento e cancellazioni di garanzie.

f) I verbali delle assemblee e i verbali connessi in senso stretto.

g) Testimonianze di legittimazione delle firme.

h) Testamenti in situazione di epidemia dichiarata per la durata dell’obbligo di confinamento.

i) Dichiarazioni di nuova costruzione (obra nueva) senza estinzione del condominio o aggiudicazione della proprietà, e la divisione della proprietà orizzontale.

j) Conciliazioni, a meno che il notaio non ritenga opportuna la sua presenza fisica.

k) Gli atti giuridici e i negozi giuridici i quali, in base alla loro natura, sono stabiliti mediante apposito regolamento.

Per questo tipo di documenti, il comparente accederà alla apposita pagina aperta nella sede telematica notarile utilizzando i sistemi di identificazione elettronica previsti dall’articolo 9 della legge n. 39/2015, del 1º ottobre 2015, relativa al Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas; in breve, quelli noti come firma elettronica avanzata o qualificata. Tale applicazione dovrebbe garantire i principi di neutralità tecnologica e interoperabilità per tutti coloro che vi accedono. Pertanto, non è possibile concedere la videoconferenza se non tramite la sede telematica notarile, escludendo l’utilizzo di altre piattaforme.

Al momento del perfezionamento dell’atto mediante videoconferenza, il notaio deve esibire il documento al comparente tramite la piattaforma affinché quest’ultimo possa avvalersi del suo diritto di lettura, fatte salve una lettura alternativa da parte del notaio e la consulenza che egli è tenuto a fornire sul suo contenuto.

Se il comparente non dispone di una firma elettronica, questa può essere fornita gratuitamente. Il sistema previsto deve limitarne l’ambito di applicazione e la validità al documento pubblico per il quale è rilasciato.

Tuttavia, in ogni caso, il notaio deve rifiutare di intervenire o autorizzare l’atto se le condizioni previste dalla legge notarile non sono soddisfatte.

Come corollario, il notaio autorizza e “chiude” il documento con la sua firma elettronica qualificata.

È inoltre modificato l’articolo 23, in modo che il suo contenuto attuale sia conforme al paragrafo 1 e sia aggiunto un paragrafo 2, che consente all’interessato di comparire elettronicamente nelle sede telematica del notaio, utilizzando i sistemi di identificazione elettronica di cui all’articolo 9 della legge n. 39/2015, fornendo il telefono, la posta elettronica e, se del caso, i dettagli dei poteri di rappresentanza. La sede telematica del notaio deve consentire al comparente di esercitare il suo diritto di scegliere un notaio conformemente alla legge applicabile e di valutare la sua capacità giuridica garantendo la “prossimità” elettronica.

In ogni caso, il notaio verifica la documentazione presentata a fini di identificazione dal comparente e può, previo suo consenso, confrontarla con le informazioni contenute nell’indice unico e nelle banche dati del Ministero dell’Interno. Il notaio deposita una copia elettronica dei documenti d’identità solo nei casi in cui ciò sia richiesto dalla legislazione in materia di prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo.

L’interessato può, mediante una comparizione elettronica, fornire le registrazioni necessarie per la successiva autorizzazione di un atto notarile pubblico, autorizzare elettronicamente atti giuridici od operazioni, chiedere che gli sia rilasciata una copia semplice o autorizzata sulla base di una valutazione del suo interesse, chiedere che siano identificati gli atti notarili pubblici nei quali potrebbe essere stato coinvolto, al fine di chiedere al notaio custodie dell’archivio, al suo sostituto o successore di rilasciare una copia elettronica autorizzata.

L’articolo 36 è stato modificato, a norma del quale i fascicoli relativi al protocollo in formato elettronico sono inviati 25 anni dopo l’autorizzazione o l’intervento del responsabile della redazione dell’atto o della polizza agli archivi generali dei protocolli di ciascun Collegio Notarile distrettuale.

È stata introdotta una seconda disposizione aggiuntiva che stabilisce che i sistemi notarili elettronici devono essere interoperabili con i sistemi dell’amministrazione della giustizia ai fini del rispetto delle disposizioni previste dalle leggi procedurali.

Conformemente al mandato previsto dalla direttiva 2019/1151, il testo consolidato della legge sulle Società di Capitali è modificato ed è introdotto un nuovo articolo 22 bis, che prevede che le società a responsabilità limitata possano essere costituite interamente online, fatta salva la possibilità di ricorrere a qualsiasi altro tipo di procedura previsto dalla legge. Anche altre operazioni iscrivibili o quelle volte ad adempiere agli obblighi giuridici relativi alla vita di tali società possono essere effettuate online. In una procedura interamente online, i comparenti possono utilizzare nell’atto notarile il modello di statuto standard, il cui contenuto è determinato mediante regolamento, ma è obbligatorio che la procedura non possa essere interamente utilizzata online qualora il conferimento dei soci al capitale sociale avvenga mediante conferimenti non in contanti/denaro.

Sono introdotti gli articoli da 40 bis a 40 quinquies, che disciplinano la costituzione online della società a responsabilità limitata, prevedendo che il Ministero dell’Industria, del Commercio e del Turismo, insieme al Ministero della Giustizia, apporterà le necessarie modifiche al documento unico elettronico, agli statuti standard e all’atto notarile standardizzato e li inserirà nel rispettivo proprio sito web. Tali documenti devono essere accessibili anche attraverso lo sportello digitale unico europeo. Vi sarà anche un polo di comunicazione con la piattaforma notarile. Tali modelli di documenti devono essere redatti in spagnolo, nelle lingue co-ufficiali e in inglese. L’atto notarile e la sua registrazione sono redatti conformemente, rispettivamente, alle norme notarili e di registrazione.

I conferimenti in denaro sono effettuati mediante uno strumento di pagamento elettronico ampiamente disponibile nell’Unione europea. Lo strumento dovrebbe consentire l’identificazione della persona che ha effettuato il pagamento e dovrebbe essere fornito da un prestatore di servizi di pagamento elettronico o da un istituto finanziario stabilito in uno Stato membro. La documentazione, la valutazione e la trasmissione dei contributi in denaro sono effettuate per via elettronica. Il notaio verifica inoltre, la veridicità e, se del caso, la valutazione dei conferimenti effettuati nel capitale sociale. Tuttavia, non è necessario accertare la realtà dei conferimenti in denaro nella costituzione delle società a responsabilità limitata se i fondatori dichiarano nell’atto che saranno responsabili in solido nei confronti della società e dei creditori sociali delle effettività degli stessi.

La procedura di costituzione online, qualora siano utilizzati documenti standardizzati con campi codificati e statuti standard, è effettuata entro sei ore lavorative dal giorno successivo alla data di prenotazione o, se del caso, dalla data di restituzione del documento ritirato. Negli altri casi, la stipula e la registrazione sono effettuate entro cinque giorni lavorativi dal giorno seguente alla data di prenotazione o, se del caso, alla data di restituzione del documento ritirato. Se vi sono motivi giustificati da ragioni tecniche o dalla particolare complessità della questione che impediscono il rispetto di tale termine, il Registrador del Registro delle Imprese ne informa la parte interessata.

Tuttavia, l’articolo 40 quinquies, che prevede eccezioni alla costituzione elettronica della società, riveste un’importanza fondamentale nei seguenti casi:

I) per motivi di interesse pubblico e al fine di evitare qualsiasi falsificazione dell’identità, il notaio può, al fine di verificare l’identità esatta del fondatore, esigere che l’interessato compaia personalmente una sola volta.

II) Analogamente, tale comparizione fisica può essere richiesta dal notaio al fine di garantire la piena verifica della qualità del firmatario e, se del caso, dei suoi effettivi poteri di rappresentanza.

In tali casi, il notaio deve allegare all’atto le ragioni per le quali le parti erano tenute a presenziare.

Tale presenza fisica non impedisce tuttavia di completare elettronicamente le altre fasi e gli altri elementi del processo di costituzione elettronica della società.

Sebbene la legge sia entrata in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione nel Bollettino ufficiale dello Stato, vale a dire il 10 maggio 2023, tutte le suddette modifiche relative alla prassi notarile entreranno in vigore sei mesi dopo la pubblicazione nel Bollettino ufficiale dello Stato (9 novembre 2023), periodo durante il quale, con assoluta certezza, dovranno essere adottate disposizioni per sviluppare la molteplicità delle questioni sollevate nella pratica.

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