LA RAPPRESENTANZA DEL SOCIO IN ASSEMBLEA DI S.P.A. E S.R.L.
DELEGA E PROCURA A CONFRONTO: REGOLE, LIMITI E PRASSI NOTARILE
Il principio della collegialità è centrale nella dinamica delle decisioni sociali. Tuttavia, la partecipazione personale del socio all’assemblea non è sempre possibile né necessaria, soprattutto quando i soci sono numerosi, risiedono in luoghi diversi, o gestiscono la partecipazione come forma d’investimento.
L’ordinamento riconosce allora il diritto del socio a farsi rappresentare, sia nelle società per azioni che nelle società a responsabilità limitata. Ma proprio perché la rappresentanza assembleare può assumere molteplici forme, è fondamentale distinguere tra delega al voto e procura negoziale, con attenzione alla disciplina applicabile, alle differenze tra S.p.A. e S.r.l., e ai profili pratici che emergono nella verbalizzazione notarile.
La rappresentanza in assemblea: funzione e fondamento.
La rappresentanza del socio in assemblea è lo strumento attraverso cui il titolare di una partecipazione (rappresentato) può esercitare i suoi diritti sociali per il tramite di un altro soggetto, il rappresentante.
Non si tratta solo di una comodità organizzativa: per alcune categorie di soci (persone giuridiche, incapaci, enti collettivi), la rappresentanza è l’unico mezzo di partecipazione possibile. Per altri, è una facoltà strategica che consente di organizzare le votazioni, costruire alleanze o esprimere posizioni coerenti con altri partecipanti.
Nel contesto assembleare, il rappresentante agisce non in nome proprio, ma per conto del socio, e la validità delle sue dichiarazioni dipende dalla regolarità del potere conferito e dalla coerenza con le istruzioni ricevute.
Delega e procura: natura e differenze.
Nel linguaggio corrente, i termini “delega” e “procura” sono spesso usati come sinonimi.
Tuttavia, sotto il profilo giuridico, è opportuno distinguere con precisione:
- La delega è uno strumento che abilita un soggetto (delegato) ad esprimere il voto in assemblea per conto del socio (delegante). Si configura come una rappresentanza non negoziale, limitata alla funzione deliberativa e disciplinata dalle regole statutarie e codicistiche, su cui ci si soffermerà nel prosieguo.
- La procura, invece, è un atto di conferimento di potere rappresentativo negoziale, che consente di compiere negozi giuridici in nome e per conto del socio rappresentato. Nel contesto assembleare, la procura è necessaria solo quando il socio partecipa all’assunzione di obbligazioni, all’esercizio di diritti disponibili o alla conclusione di atti negoziali veri e propri, come sarà approfondito nel paragrafo successivo.
Questa distinzione, pur potendo sembrare sottile, è fondamentale per evitare irregolarità, invalidità del voto o contestazioni sulle deliberazioni adottate.
Quando serve la procura: criteri interpretativi.
Al netto delle brevi premesse di natura teorica appena esposte, stabilire, in concreto, quando si sufficiente una mera delega assembleare e quando sia invece necessaria la procura in luogo della delega richiede un’analisi del contenuto della deliberazione assembleare e del ruolo del socio nel contesto specifico.
La delega è sufficiente quando l’assemblea si limita ad assumere delibere formali, come l’approvazione del bilancio, la nomina degli organi sociali, o modifiche statutarie prive di effetti immediatamente negoziali per i singoli soci.
La procura è invece necessaria quando:
- la deliberazione implica un impegno diretto del socio, come nel caso di rinuncia al diritto di opzione;
- il voto del socio comporta conseguenze patrimoniali a suo carico o la partecipazione ad atti che travalicano la dimensione meramente deliberativa, come l’obbligo di effettuare un versamento in favore della società, o la delibera di imputare a copertura delle perdite un finanziamento in passato effettuato dal socio in favore della società (con conseguente perdita del diritto del socio di avere restituito il finanziamento);
- l’assemblea rappresenta una vera e propria sede negoziale (in altre parole, nel contesto dell’assemblea, il presidente interrompe la seduta, si apre una parentesi negoziale e poi riprende l’assemblea) in cui si stipulano accordi, transazioni o contratti tra i soci (es. patti parasociali attuati in sede assembleare, o sottoscrizione e contestuale liberazione di un aumento oneroso appena deliberato).
Esempio pratico: se un socio di S.r.l. delega un terzo a partecipare a un’assemblea in cui si approva l’aumento di capitale con esclusione del diritto di sottoscrizione per i soci preesistenti, e il delegato vota a favore senza una vera e propria procura, il voto potrebbe essere impugnabile perché il socio è stato spogliato di un diritto soggettivo (l’opzione) in conseguenza di un consenso espresso da un soggetto non legittimato a compiere negozi giuridici in nome e per conto suo.
Requisiti formali: forma scritta e verbalizzazione.
Tanto la delega quanto la procura devono avere forma scritta, quale requisito essenziale per la validità della rappresentanza. Tuttavia, la forma della procura segue le regole previste per la forma dell’atto che il rappresentante è chiamato a compiere.
Pertanto:
- se la procura è volta alla stipula di un atto pubblico (ad esempio, in caso di conferimento immobiliare), la procura deve essere anch’essa conferita con atto pubblico;
- se la deliberazione si inserisce in scrittura privata autenticata, la procura deve avere la medesima forma;
- se il rappresentante stipula un contratto per conto del socio, serve una procura speciale che descriva con precisione l’atto da compiere.
La delega assembleare, invece, può essere in forma libera scritta, ma deve contenere:
- l’indicazione del rappresentato e del rappresentante;
- la data;
- l’indicazione dell’assemblea per cui è rilasciata;
- eventuali istruzioni di voto (obbligatorie nelle S.p.A. quotate, facoltative nelle chiuse e nelle S.r.l.).
Nel verbale notarile, il notaio dovrà:
- citare gli estremi della delega o della procura;
- allegarla o indicare che è stata acquisita agli atti sociali;
- in alcuni casi, conservarla come allegato necessario del verbale stesso.
Disciplina nella S.p.A.: art. 2372 del Codice civile.
Nelle società per azioni, la disciplina della rappresentanza è interamente contenuta nell’art. 2372 del Codice civile, il quale prevede che ogni socio possa farsi rappresentare in assemblea mediante delega scritta.
Tuttavia, il legislatore ha introdotto importanti limiti alla rappresentanza per delega:
- la delega non può essere conferita ad amministratori, sindaci o dipendenti della società, salvo che lo statuto lo consenta espressamente;
- la stessa persona non può rappresentare più di 20 soci, o una percentuale superiore a quella stabilita nello statuto;
- le deleghe in bianco sono nulle;
- il rappresentante deve conservare la delega per almeno un anno e annotare le eventuali istruzioni ricevute.
Nelle S.p.A. quotate, la disciplina è ulteriormente arricchita da norme del TUF (Testo unico della finanza), con obblighi di trasparenza, deposito anticipato, e possibilità di nominare un rappresentante designato.
Nel caso in cui una persona riceva più deleghe oltre i limiti previsti, tutti i voti da essa espressi sono nulli: non si applica il criterio della riduzione proporzionale o della conservazione parziale.
Disciplina nella S.r.l.: autonomia statutaria.
Nelle società a responsabilità limitata, la disciplina è più snella. L’art. 2479-bis, comma 2, del Codice civile prevede il diritto del socio di farsi rappresentare in assemblea mediante delega scritta, ma lascia ampio spazio alla regolamentazione statutaria.
Lo statuto può:
- vietare o limitare la rappresentanza;
- stabilire requisiti soggettivi del rappresentante (es. solo soci, solo familiari, solo professionisti);
- disciplinare il numero massimo di deleghe ricevibili da una persona.
La prassi è molto varia: nelle S.r.l. a ristretta base familiare è frequente consentire ampia libertà di delega, anche a soggetti esterni; in quelle più strutturate, si possono prevedere limiti analoghi a quelli della S.p.A., per evitare concentrazione del potere.
Subdelega e delega a catena.
Un tema delicato è, poi, la subdelega, ovvero la possibilità che il rappresentante delegato a sua volta un altro soggetto. In linea di principio, la subdelega è ammessa solo se prevista nel testo della delega originaria.
Nelle S.p.A., i limiti dell’art. 2372 del Codice civile si estendono anche ai subdelegati, i quali devono rispettare le stesse regole del delegante: non devono essere amministratori, non devono superare i limiti di rappresentanza, devono rispettare le istruzioni ricevute.
Nelle S.r.l., la subdelega è ammessa solo se espressamente autorizzata, e comunque nel rispetto delle condizioni stabilite dallo statuto. In mancanza, è nulla.
Soci incapaci, minori e soggetti non autonomi.
Quando il socio è legalmente incapace, come nel caso di minori o soggetti interdetti, la rappresentanza non si configura come delega, bensì come rappresentanza legale. In tali casi, è necessario:
- l’intervento del rappresentante legale (genitore, tutore, amministratore di sostegno);
- in certi casi, l’autorizzazione del giudice tutelare, soprattutto se la deliberazione incide su diritti disponibili o comporta obblighi.
Il notaio ha l’obbligo di verificare:
- la capacità del rappresentante;
- la presenza dell’autorizzazione quando richiesta;
- la rispondenza dell’atto all’interesse del rappresentato.
Profili critici e responsabilità.
Uno degli errori più frequenti nella prassi è l’uso improprio della delega in casi che richiedono la procura, con la conseguente nullità o annullabilità delle delibere.
Il notaio, in qualità di pubblico ufficiale e custode della legalità, deve valutare attentamente:
- il contenuto della delibera;
- la natura del potere conferito;
- la forma dell’atto e l’identità del rappresentante.
In caso di dubbi, è preferibile richiedere una procura espressa, con indicazione del potere di assumere obbligazioni o di stipulare contratti, piuttosto che affidarsi a una delega generica.
Conclusione.
La rappresentanza del socio in assemblea è uno strumento fondamentale per il corretto funzionamento delle società, ma richiede una gestione attenta e conforme alla legge, tanto nella forma quanto nella sostanza.
Saper distinguere tra delega e procura, comprendere le differenze tra S.p.A. e S.r.l., e conoscere i limiti e le regole applicabili, è essenziale per evitare irregolarità e per garantire la validità delle decisioni sociali.
Il notaio svolge in questo ambito una funzione centrale: assicura la regolarità formale, verifica le condizioni sostanziali della rappresentanza, e garantisce che la volontà sociale si formi correttamente, tutelando i soci e la società nel suo complesso.
