Definizione e funzione della procura
La procura è l’atto con il quale un soggetto conferisce a uno o più persone la rappresentanza nella stipula di un atto notarile.
La rappresentanza è il potere da parte del rappresentante di porre in essere un atto giuridico, rilevante nella sfera patrimoniale e giuridica del soggetto rappresento, agendo in nome e per conto di quest’ultimo.
In alcuni casi la procura è anche erroneamente chiamata delega, la quale però è diversa per il fatto che con essa può essere solo conferito l’incarico di svolgere una determinata attività di carattere materiale, ma non giuridico.
A seconda dell’ampiezza dei poteri conferiti, la procura si può distinguere in tre tipologie: speciale, generica e generale.
Che cos’è la procura speciale?
La procura speciale è conferita al rappresentante per il compimento di un determinato atto e che si esaurisce in un unico contesto, ovvero può essere utilizzata soltanto una volta.
Con la procura speciale il rappresentante può decidere già tutti gli elementi dell’atto giuridico oppure circoscrivere, rigorosamente, l’ambito nel quale il rappresentante può completare la volontà del rappresentato. Nel primo caso, il rappresentante è un mero nuncius, ovvero un soggetto che è chiamato a ripetere una volontà già espressa e pienamente formata nella procura.
Che cosa sono la procura generale e la procura generica?
La procura generale conferisce al rappresentato il potere di compiere in sua vece gli atti di ordinaria e di straordinaria amministrazione.
L’ampiezza della procura può essere varia e può prevedere limiti inerenti al valore o all’attività giuridica permessa.
La procura generica, a differenza della procura generale, conferisce al rappresentante il potere di compiere tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione, limitatamente, però, ad uno specifico settore, di interesse del rappresentato.
Un esempio tipico di questa tipologia di procura è quella che le banche conferiscono al proprio personale qualificato per la stipula di contratti di mutuo.
Caratteristiche della procura notarile
La procura è un atto giuridico ma, non necessitando di accettazione da parte del rappresentato, non è un contratto, bensì un negozio unilaterale che attribuisce il potere di compiere un atto a un soggetto diverso dal soggetto nei confronti del quale l’atto produrrà i suoi effetti.
Il rappresentante potrà, dunque, usare i poteri che gli vengono conferiti oppure disinteressarsene, ma nel momento in cui deciderà di agire in conformità al potere che gli è stato conferito, non potrà più disinteressarsene senza andare incontro ad alcuna forma di responsabilità.
Ci si chiede allora: “quali sono gli obblighi del rappresentante?”
Il discorso è un’po’ complesso, perché risulta evidente che il solo conferimento della procura non garantisce il rappresentato circa la riuscita nell’incarico conferitogli.
Spesso, infatti, la procura è collegata ad un altro negozio giuridico, ovvero il mandato, un contratto tra mandante e mandatario mediante il quale entrambi disciplinano le modalità e le condizioni dell’affare da imputare nella sfera giuridica del soggetto che conferisce l’incarico.
Eccesso di potere da parte del procuratore
Questa ipotesi è rappresentata dal cd. falsus procurator, ovvero colui che agisce come rappresentante senza averne i poteri e, sempre come tale, conclude un contratto con un soggetto terzo.
Il soggetto falsamente rappresentato non può, in questo caso, essere obbligato ad osservare gli obblighi scaturenti dal contratto concluso dal falso rappresentante.
Tuttavia, il falsamente rappresentato potrebbe essere comunque interessato a fare proprio gli effetti del suddetto contratto se gli conviene.
L’operato del procuratore che ha agito in mancanza di poteri può, però, sempre essere sanato mediante la ratifica.
La procura institoria e la procura alle liti
Una particolare tipologia di procura prevista dalla legge è la procura generale nell’ambito delle imprese, più comunemente denominata procura institoria, la quale, ai sensi dell’art 2203 c.c., è l’atto pubblico o la scrittura privata autenticata con cui un imprenditore attribuisce ad un soggetto il potere di compiere tutti gli atti inerenti all’esercizio dell’impresa, nei limiti voluti dalle parti.
L’institore, infatti, è il soggetto che viene posto a capo dell’impresa o di un ramo di essa, al fine di esercitare funzioni gestionali, prescindendo dalla stabilità del rapporto interno. Di fatto, esso finisce per diventare una sorta di alter ego dell’imprenditore.
Altra tipologia assai diffusa di procura è la procura alle liti, ovvero l’atto giuridico con cui un soggetto (persona fisica o persona giuridica) conferisce l’incarico di essere rappresentato da un avvocato.
Di solito, tale procura è raccolta dallo stesso soggetto che assume l’incarico, ma alcune volte le parti possono affidarsi anche ad un notaio.
Quanto tempo è necessario e cosa serve per fare una procura notarile
Per fare una procura notarile sono necessari i documenti di identità (codice fiscale e carta di identità) del soggetto che intende conferire la procura nonché di colui che la riceve.
Sono necessari, altresì, altri documenti per la sottoscrizione di una procura che variano a seconda del tipo e alle finalità della stessa. Ad esempio, quando la procura ha ad oggetto la compravendita o la donazione di un immobile è necessario riportare in atto anche gli estremi identificativi del bene oggetto del contratto, nonché l’indicazione dei dati catastali dell’immobile.
Oppure, quando la procura ha ad oggetto la costituzione di diritti reali (es. diritto di superficie o servitù), è necessario riportare, oltre i dati catastali del bene in oggetto, anche il corrispettivo pattuito e la eventuale durata di tali diritti, al fine di limitare il più possibile la discrezionalità del procuratore.
Con riferimento al tempo necessario per fare una procura notarile, una volta consegnata la documentazione necessaria richiesta dal notaio, si può procedere immediatamente alla redazione della stessa in tempi piuttosto brevi.
Durata e costi della procura notarile
La procura notarile, a prescindere dal tipo, non può avere mai una durata superiore alla vita di colui che la conferisce.
La procura speciale, in particolare, si esaurisce in un unico contesto a differenza della procura generale e di quella generica, le quali, invece, possono essere spese più volte a patto che rientrino nelle attività previste dalla stessa.
Ma ci si domanda: “quanto costa far redigere una procura notarile?”
A questo quesito non vi è una risposta unitaria, poiché l’onorario di ogni procura viene deciso del professionista incaricato a seconda della complessità e delle attività preliminari da svolgere.
La procura speciale, ad esempio, non è soggetta a registrazione, ma si applica lo stesso la marca da bollo da 16,00 euro per le procure fino a 100 righe.
Per la procura generale o generica, invece, se non è iscritta nel Registro delle Imprese, deve essere scontata l’imposta di registro in misura fissa pari ad euro 200.00, euro 45.00 di imposta di bollo e la tassa di archivio per euro 4,60.
Inoltre, qualora la procura dovesse essere iscritta nel Registro delle Imprese, oltre all’imposta di registro pari ad euro 200.00, la stessa è soggetta all’imposta di bollo per euro 30.00, ai diritti camerali per euro 90.00, bolli Registro delle Imprese per euro 65.00 ed, infine, alla tassa di archivio pari ad euro 4,60.
Procure de e per l’estero: criteri di utilizzabilità
a) Procure provenienti dall’estero-requisiti formali
Per poter utilizzare in Italia una procura estera occorre che le sottoscrizioni apposte sulla stessa siano certificate da un’autorità a tal fine competente nel luogo ove la procura è stata formata.
Tale certificazione sarà comunque necessaria anche quando la procura sarebbe comunque formalmente valida secondo la legge del luogo in cui è stata formata (art. 60, secondo co., legge 31 maggio 1995 n. 218).
Tuttavia non sarà necessario che tale certificazione sia perfettamente corrispondente all’autenticazione prevista dal nostro ordinamento, essendo sufficiente che essa attesti la provenienza delle sottoscrizioni dagli interessati e che tale attestazione sia effettuata da un soggetto certificatore a tal fine competente nel luogo in cui la procura è stata formata e secondo le modalità previste da quell’ordinamento.
Deve escludersi la necessità di tradurre l’Apostille applicata a un documento proveniente dall’estero.
Può, invece, considerarsi opportuna, benché non necessaria ai fini della validità e regolarità formale dell’atto, la traduzione di eventuali attestazioni in lingua straniera presenti nel procedimento che porta al rilascio della legalizzazione.
Per poter depositare ovvero allegare a un atto notarile in Italia un documento redatto in lingua straniera è necessario che esso sia accompagnato da una traduzione certificata conforme dalla nostra autorità consolare o diplomatica, ovvero dal notaio stesso se conosce la lingua straniera o da un perito scelto dalle parti.
Non è necessario che quest’ultimo possieda una particolare qualifica o sia iscritto in un albo o elenco. Ai fini della redazione dell’atto è sufficiente riportarne le generalità e il riferimento all’asseverazione.
L’asseverazione può essere effettuata anche nel medesimo atto notarile al quale si allega il documento, qualora il perito sia presente.
L’allegazione ad un atto notarile italiano (atto pubblico o scrittura privata autenticata conservata a raccolta) di un atto proveniente dall’estero tiene luogo del verbale di deposito presso il notaio, ai sensi dell’art. 106, n. 4, l. not.
All’atto così allegato, in quanto atto originale o copia conforme ricevuti o autenticati dal pubblico ufficiale straniero, non vanno apposte le sottoscrizioni, ai sensi dell’art. 51, secondo co., n.12, l. not.
b) Procure redatte per l’estero
Nel caso in cui la procura destinata all’estero sia ricevuta dal notaio per atto pubblico, dovranno applicarsi le norme previste in merito dalla legge notarile che, secondo quanto dispone l’art. 54 l. not., consentono la redazione (anche ) in lingua straniera solo nel caso in cui “le parti dichiarino di non conoscere la lingua italiana”.
Nel caso in cui la procura sia redatta per scrittura privata autenticata si può ritenere che il testo possa essere scritto in lingua straniera, se questa è conosciuta dalla parte e dal notaio, mentre la autentica sarà necessariamente scritta in italiano (salvo, come è evidente, le norme speciali in tema di bilinguismo vigenti in alcune zone d’Italia). Si deve ritenere, infatti, che solo se la parte ed anche il notaio conoscono la lingua in cui è redatto il testo possa dirsi svolta dal notaio la funzione di verifica di legalità dell’atto e di sua rispondenza alla volontà di chi lo ha sottoscritto.
La procura ricevuta dal notaio in Italia in forma di atto pubblico o scrittura privata autenticata, seppur destinata ad essere utilizzata all’estero, deve rispettare i requisiti prescritti dalla legge per tale atto nell’ordinamento italiano.
E’ di tutta evidenza che, ancorché l’atto sia destinato a circolare e ad avere effetti in un ordinamento giuridico diverso da quello italiano (nel quale, in ipotesi, potranno anche non essere conosciute le nostre forme dell’atto pubblico e della scrittura privata autenticata), il notaio dovrà attenersi alle proprie regole nazionali per quanto attiene la redazione, il contenuto, le menzioni in esso necessarie.
Ciò discende dal principio “auctor regit actum” e dalla considerazione che solo seguendo le previste prescrizioni potrà effettivamente dirsi formato in Italia un atto notarile pubblico o adeguatamente autenticata una scrittura privata da parte del notaio. Non si ritiene possibile, quindi, l’utilizzo di modalità “semplificate” (quali, ad esempio, la “vera di firma” o la “autentica amministrativa”) quando un equivalente atto (ad esempio, una procura ad acquistare un immobile) non potrebbe essere redatto in tale forma in Italia.
Benché non rientri tra i compiti del notaio che riceve l’atto da utilizzare all’estero l’adoperarsi per ottenere la legalizzazione o l’apposizione dell’Apostille, sarà comunque opportuno provvedere a fornire le dovute informazioni circa la necessità di tali formalità al fine di consentire all’atto stesso di circolare nel Paese di destinazione.
Ove espressamente incaricato il notaio potrà curare le richieste formalità presso gli uffici competenti al fine di far ottenere alle parti anche la legalizzazione o l’apposizione dell’Apostille sul documento rogato o autenticato.
