La ricerca di un testamento e i Registri testamentari
Quando muore una persona, chiunque ha interesse può attivarsi per conoscere se il defunto ha lasciato un testamento. La ricerca può essere richiesta tramite vari canali e precisamente attraverso:
– il Consiglio Notarile del luogo di decesso del soggetto o del suo ultimo domicilio, il quale provvederà a chiedere a tutti i notai del distretto (mediante comunicazione ufficiale a mezzo p.e.c.) se sono in possesso di un testamento olografo depositato fiduciariamente o formalmente oppure se esiste un testamento pubblico del defunto;
– la Cancelleria del Tribunale del luogo dell’ultimo domicilio del defunto, la quale provvederà a esaminare gli appositi volumi e la rubrica alfabetica generale ai sensi dell’articolo 55 delle Disposizione per l’Attuazione del Codice Civile per la ricerca di testamenti olografi o segreti pubblicati oppure di testamenti pubblici comunicati da un notaio ai sensi dell’articolo 622 Codice Civile;
– l’Archivio Notarile Distrettuale del luogo della morte del soggetto o del suo ultimo domicilio, che attraverso il Capo dell’Archivio verificherà se defunto abbia fatto testamento pubblico e che il notaio rogante nel frattempo sia stato dispensato, sia andato in pensione oppure sia anch’esso deceduto;
– il Ministero della Giustizia che mediante i suoi funzionari provvederà a eseguire la ricerca presso il Registro Generale dei Testamenti;
– il notaio di fiducia o qualsiasi altro notaio che provvederà ad aiutare il soggetto interessato nelle ricerche sopra descritte.
Novità introdotta nell’anno 2023 è la creazione del Registro Volontario dei Testamenti Olografi, registro che permette di raccogliere e ricercare i testamenti olografi depositati fiduciariamente presso i notai in tutta Italia che aderiscono al servizio. Qualora un cittadino decida di depositare in via fiduciaria il proprio testamento olografo presso un notaio, può chiedere al notaio depositario di procedere alla trascrizione dello stesso nel registro suddetto. Il notaio, con il consenso del testatore, annoterà nel registro le informazioni relative al testamento ricevuto (dati anagrafici del testatore, data di redazione del testamento, data del deposito fiduciario). I cittadini (congiunti o persone interessate) possono chiedere a un qualsiasi notaio in Italia di procedere per loro conto alla ricerca di un testamento olografo presente nel database di tale registro.
L’istituzione del Registro Volontario de Testamenti Olografi offre il vantaggio di conoscere delle informazioni e dei documenti oggi difficilmente reperibili da parte dei cittadini e di altri soggetti qualificati (ad esempio magistrati). Questo perché solo il testamento pubblico (o altra forma testamentaria ricevuta e redatta da un notaio) ha un sistema di pubblicità (c.d. pubblicità notizia) sull’esistenza e reperibilità del testamento che consente agli interessati di conoscere se una persona deceduta ha fatto testamento (anche all’estero) e, in caso affermativo, il luogo in cui esso è custodito.
Ai sensi della legge n. 307/1981 e successive modificazioni, infatti, nel Registro Generale dei Testamenti sono iscritti, con decorrenza dal giorno 1 gennaio 1980, solo i dati relativi ai seguenti atti: testamenti pubblici; atti di formale deposito di testamenti olografi e segreti; testamenti speciali; pubblicazioni, dichiarazioni di nullità, ritiri, atti di revocazione, relativamente ai suddetti atti; pubblicazioni di testamenti olografi. Al ricevimento di tali atti si redige una scheda di iscrizione al Registro Generale dei Testamenti (c.d. scheda RGT) da presentare all’Archivio Notarile Distrettuale territorialmente competente. Inoltre, il notaio dovrà fare una copia in carta libera di ogni testamento pubblico da lui ricevuto e trasmetterla, chiusa e sigillata in una busta con l’impronta del sigillo in ceralacca, all’Archivio Notarile Distrettuale entro il termine di dieci giorni dalla data dell’atto.
Nel Registro Generale dei Testamenti sono iscritti esclusivamente i dati necessari per il rinvenimento di testamenti (redatti o depositati presso un notaio o altro pubblico ufficiale), mentre non viene registrata alcuna notizia in merito alle disposizioni negli stessi contenute. I testamenti originali sono conservati dai notai in esercizio e nell’Archivio Notarile competente per distretto dopo la loro cessazione; trascorso il centennio dalla cessazione del notaio, tali atti sono depositati nell’Archivio di Stato competente per territorio. L’iscrizione viene chiesta dal pubblico ufficiale (notaio ed autorità consolare) che ha ricevuto il testamento o presso il quale l’atto viene depositato, nonché dal conservatore dell’archivio notarile per gli atti depositati negli archivi. Nel Registro Generale dei Testamenti non sono iscritti i testamenti olografi depositati fiduciariamente presso un notaio e, dunque, non annotati sul repertorio: di questi non risulta notizia dell’esistenza fino al loro ritrovamento ed alla relativa pubblicazione. L’istituzione del Registro Volontario dei Testamenti Olografi, dunque, ha l’obiettivo di colmare il vuoto di conoscibilità relativo all’esistenza di testamenti olografi offrendo garanzia e sicurezza nella conservazione di dati e di informazioni per tale forma di atto di ultima volontà.
Dopo aver eseguito la ricerca dell’esistenza di un testamento verrà comunicato l’esito negativo o positivo della stessa con una comunicazione datata.
Si precisa che ciò non esclude che successivamente a tale data, possa essere presentato per la pubblicazione un testamento olografo del defunto presso un notaio. In tal caso nessun obbligo di comunicazione graverà in capo al Consiglio Notarile né, salvi gli obblighi di legge di cui infra, in capo al notaio.
È importante sapere che la ricerca può essere attivata soltanto presentando un certificato di morte del soggetto che si presume abbia fatto testamento.
Qualora la ricerca abbia esito positivo si procederà come segue.
La pubblicazione del testamento olografo.
Quando una persona che ha fatto testamento muore, il suo testamento deve essere pubblicato. La legge dispone infatti che chiunque è in possesso di un testamento olografo deve presentarlo a un notaio per la pubblicazione, appena ha notizia della morte del testatore (articolo 620 Codice Civile). Per rispettare le ultime volontà di chi ha redatto testamento e per l’importante funzione che tale documento svolge, la legge pone un obbligo di presentazione del testamento al notaio: se chi è in possesso del testamento, invece di chiederne la pubblicazione, lo distrugge, commette un reato (articolo 490 Codice Penale).
Con ricorso al Tribunale del circondario in cui si è aperta la successione, inoltre, si può chiedere che sia fissato un termine per la presentazione se chi è in possesso del testamento non adempie al suo obbligo.
La pubblicazione del testamento può essere richiesta da chiunque e non comporta l’accettazione tacita dell’eredità; per tale motivo chi ha chiesto la pubblicazione di un testamento nel quale egli viene nominato erede potrà legittimamente decidere di non accettare o rinunciare all’eredità.
La pubblicazione del testamento consiste in un atto notarile attraverso il quale il testamento viene reso conoscibile. Il notaio procede alla pubblicazione del testamento in presenza di due testimoni, redigendo un verbale nella forma di atto pubblico, nel quale descrive lo stato del testamento (ossia dove sono state scritte le ultime volontà) e ne riproduce letteralmente il contenuto. Il verbale è sottoscritto dalla persona che presenta il testamento, dai testimoni e dal notaio. Il testamento e l’estratto di morte del testatore (o la copia del provvedimento che ordina l’apertura degli atti di ultima volontà dell’assente o della sentenza che dichiara la morte presunta) sono allegati al verbale. Quando il testamento è stato depositato dal testatore presso un notaio, la pubblicazione è eseguita dal notaio depositario.
Dopo la pubblicazione, il notaio trasmette la copia autentica del verbale di pubblicazione del testamento alla Cancelleria del Tribunale competente in base all’ultimo domicilio del defunto, ove chiunque può chiederne copia (articolo 622 Codice Civile).
Dopo la pubblicazione del testamento il notaio provvede a tutti gli adempimenti previsti dalla legge (comunicazione alla cancelleria del tribunale, registrazione e trascrizione nei registri immobiliari qualora siano presenti dei legati di diritti reali o una divisione del testatore comprendente beni immobili) e può assistere gli eredi nella presentazione della dichiarazione di successione.
Per procedere alla pubblicazione bisogna consegnare al notaio l’originale del testamento, insieme a un estratto dell’atto di morte (non è sufficiente un certificato di morte, che è un documento diverso) rilasciato dal Comune in cui è avvenuto il decesso; tutto deve essere allegato al verbale di pubblicazione.
Una volta eseguita la pubblicazione (oppure la registrazione), il testamento ha piena efficacia nei confronti di chiunque.
Dopo la pubblicazione del testamento olografo, il notaio ne comunica l’esistenza agli eredi e legatari di cui conosce il domicilio o la residenza (articolo 623 Codice Civile).
Per giustificati motivi, su istanza di chiunque vi ha interesse, il Tribunale può disporre che periodi o frasi di carattere non patrimoniale siano cancellati dal testamento e omessi nelle copie che fossero richieste, salvo che l’ autorità giudiziaria ordini il rilascio di copia integrale (articolo 620, sesto comma, del codice civile). Questa disposizione viene utilizzata, in particolare, per evitare che siano diffuse affermazioni di carattere offensivo verso qualcuno.
La registrazione del testamento pubblico.
Come sopra detto, il notaio comunica l’esistenza del testamento pubblico agli eredi e legatari di cui conosce il domicilio o la residenza, appena gli è nota la morte del testatore.
In molti casi, però, il notaio non è in grado di avere conoscenza della morte del testatore, quindi è importante che siano gli eredi o i legatari ad attivarsi per informarne il notaio. A tal fine, è opportuno che il testatore, mentre è ancora in vita, renda nota a qualcuno la presenza del testamento e chi è il notaio che lo ha ricevuto.
Nel caso del testamento pubblico, dopo la morte del testatore non si procede alla pubblicazione ma semplicemente alla sua registrazione (che viene chiamata in gergo anche “attivazione”). Anche in questo caso occorre procedere a un atto notarile con il quale il testamento pubblico viene passato dal fascicolo degli atti a causa di morte alla raccolta degli atti tra vivi (e in conseguenza è sottoposto alla registrazione ai fini fiscali).
Anche in questo caso al verbale deve essere allegato l’estratto dell’atto di morte del testatore e il notaio trasmette la copia autentica del testamento pubblico alla Cancelleria del Tribunale competente in base all’ultimo domicilio del defunto, ove chiunque può chiederne copia.
Come sopra accennato, qualora il testamento pubblico sia stato rogitato da un notaio che non è più in esercizio (perché in pensione oppure defunto), ai suddetti adempimenti provvederà il Capo dell’Archivio Notarile del distretto in cui il notaio aveva la sede al tempo della stipula testamento pubblico.
L’identificazione dei beni menzionati nel testamento.
La legge non prevede particolari formalità per l’indicazione nel testamento dei beni oggetto di specifiche disposizioni. Quando il testatore si limita a nominare gli eredi, non è necessario elencare i beni compresi nell’eredità, poiché l’istituzione di erede ha per oggetto l’intero patrimonio del defunto, in tutto o per quote astratte (un mezzo, un terzo, un quarto, ecc.).
Se invece il testatore intende disporre, a favore di uno o più soggetti, di beni specificamente determinati, li può descrivere in qualsiasi modo, anche se ovviamente è necessario che i beni oggetto della disposizione possano essere individuati con certezza. Ciò vale sia per le disposizioni a titolo di legato, sia per la divisione dei beni fatta dal testatore tra gli eredi.
L’aspetto più delicato riguarda l’identificazione dei beni immobili, perché dopo la pubblicazione del testamento sarà necessario procedere all’intestazione formale in capo al beneficiario mediante trascrizione nei Registri Immobiliari e indicando i beni nella dichiarazione di successione per la voltura in Catasto.
Anche se non è indispensabile, è opportuno indicare nel testamento i dati catastali dei fabbricati e dei terreni (Comune, foglio, particella ed eventuale subalterno), che rappresentano il modo più preciso per identificare un bene immobile soprattutto nel caso in cui il testatore sia proprietario di più immobili siti in uno stesso luogo. Nella maggior parte dei casi è comunque sufficiente indicare il Comune e, in presenza di più immobili nello stesso Comune, la via e il numero civico.
L’identificazione dei beni immobili avviene di solito in un atto notarile a cui partecipano tutti gli interessati (eredi ed eventuali legatari) e può essere contenuta anche nello stesso atto di pubblicazione del testamento.
La comunicazione agli eredi e legatari.
Nella maggior parte dei casi, chi è beneficiato da un testamento ne conosce l’esistenza e, dopo la morte del testatore, può provvedere a tutti gli adempimenti necessari per entrare in possesso di ciò che gli spetta e ottemperare agli obblighi di natura fiscale.
Il codice civile prevede comunque che il notaio, dopo aver pubblicato il testamento olografo o segreto, ne comunichi l’esistenza agli eredi e ai legatari di cui conosce il domicilio o la residenza (articolo 623 del Codice Civile). Il notaio provvede solitamente inviando una lettera raccomandata, nella quale informa dell’avvenuta pubblicazione del testamento allegandone una copia oppure avvisando della possibilità di ottenerne una copia presso il proprio studio.
Nel caso del testamento pubblico, è previsto che il notaio ne comunichi l’esistenza agli eredi e legatari di cui conosce il domicilio o la residenza appena gli è nota la morte del testatore (quindi anche prima di aver provveduto alla sua registrazione).
Naturalmente il notaio non può comunicare l’esistenza del testamento ai soggetti che non sa dove reperire. È dunque consigliabile, soprattutto quando nel testamento vengono beneficiati soggetti diversi dai parenti più stretti, lasciare anche le indicazioni necessarie per comunicare con loro, inserendole direttamente nel testamento oppure in un documento separato, che può essere conservato dal notaio insieme al testamento.
